La démarche PeATE a commencée en 2022, initialement appelée EPE pour Expérimentation du Parapheur Électronique en Bretagne. Elle s'inspire des méthodologies du design pour tester la mise en place du parapheur électronique dans des services déconcentrés de l'État, en Bretagne. En observant les utilisateur.ice.s et en cherchant à identifier leurs besoins nous identifions les usages qui vont évoluer et ainsi proposer une conduite du changement appropriée.
Nous avons sélectionné la solution iXParapheur, éditée par SRCI, car elle répond aux divers besoins de flexibilité et de paramétrage identifiés chez les utilisateurs.Les services expérimentateurs sont accompagnés d’une équipe de designers appliquant différentes méthodes permettant une conduite du changement sur-mesure. Ainsi, ils documentent et observent les agents pour capitaliser les retours d’expérience et concevoir des conditions de réussites pour les futurs déploiements.
Un Parapheur Électronique est un outil informatique qui permet la gestion électronique des documents administratifs au sein d'une organisation. Il remplace les méthodes traditionnelles de gestion de documents papier, telles que l'impression, la signature manuelle et l'acheminement physique des dossiers.Concrètement, le Parapheur Électronique offre une plateforme sécurisée où les utilisateurs.rices peuvent consulter, annoter, signer et valider électroniquement les documents de manière collaborative. Il permet également de suivre et d'archiver les différentes étapes de traitement des documents, assurant ainsi une traçabilité et une transparence accrue.
“Registre fait de feuilles de buvard entre lesquelles on glisse le courrier avant de le présenter à la signature.” (Définition du Larousse)
La motivation est le principal critère. Il sera le moteur pour la réussite de la mise en place du P.E. dans votre organisation. L’expérimentation initialement en Bretagne s’étend peu à peu à tous le territoire de France et d’Outre-mer, tentez votre chance !
Les enjeux de dématérialisation et de transformation des organisations du travail sont portés en interministériel par le SGAR. Le parapheur électronique s'inscrit pleinement dans cette démarche et vise à atteindre un objectif de zéro papier et de faciliter le travail à distance/télétravail. L'Expérimentation qui a été réalisée en Bretagne en 2022 s'inspire des méthodologies du design. Elle place l'usager·e au cœur de la réflexion, afin de tester dans des conditions réelles la mise en place du P.E. dans des administrations territoriales de l'État (ATE).
Après une expérimentation réussie en 2022 avec cinq administrations (SGAR, DREAL, DRAAF, Préfecture 35, SGCD 35), le SGAR propose de généraliser le parapheur électronique à l'ensemble des administrations de l'État en Bretagne. Rejoindre l'expérimentation est un processus simple composé de 7 étapes. L'équipe organisatrice sera présente pour vous accompagner tout au long du processus de cadrage et de mise en place de votre administration.
Après avoir mené avec brio un format d’expérimentation en 2022, l’équipe organisatrice poursuit l’expérimentation en 2023 en faisant évoluer le format et les outils à disposition.
La communauté d’utilisateurs fait vivre l’expérimentation et permet aux agents d’échanger sur leurs méthodes, expériences et autres retours qui leur permettent d’avancer.
Un P.E. qui peut communiquer avec les logiciels métiers serait un atout non négligeable pour faciliter la vie des agents. S’il est aussi homologué il pourra être utilisé par tous les services de l’État.
Une grande quantité de P.E. permet d’observer et découvrir des nouvelles pratiques ou problèmes à résoudre pour une meilleure amélioration du produit.
Un blocage majeur observé une coupure de la chaine dématérialisée des parapheurs. L’objectif est donc d’éviter au maximum ces ennuis.
L’objectif est de développer l’usage du P.E. et l’élargir à plus de services et d’agents. Cela permettra d’observer et apprendre de nouvelles choses sur lesquelles nous pourrons capitaliser pour améliorer l’accompagnement.
L’automatisation des services via les compétences techniques est primordial pour assurer une bonne gestion des P.E.
L'équipe en charge de piloter le bon déroulement de la démarche est composée de trois acteurs principaux :
Ce recueil de l’expérimentation présente la documentation de l’Expérimentation d’usage du Parapheur Électronique menée en 2022 dans la région de la Bretagne par le SGAR (Secrétaire Général des AffairesRégionales) Bretagne.
ConsulterOctober 15, 2023
